Restaurants haben oftmals Mittags andere, günstigere Menus.
Manchmal auch abends wenn man z.B. vor 5/6pm da ist.
Also wenn man mal essen gehen will dann lieber Mittags und dafür Abends dann die Selbstverpflegung - so es denn der Sightseeing Plan / Wanderungen zulassen.
Im Schnellrestaurant auch immer schön noch den Free-Refill mitnehmen für die Weiterfahrt
Bzgl. Hotels: Ich buche fast immer direkt bei den Hotels/Ketten. Ich finde die Preise dort gar nicht hoch - sonst würden die ja auch nicht dauernd auf Ihren Best Rate Garantien rumreiten.
Klar ist im Einzelfall mal ein Schnäppchen auch beim Vermittler möglich aber ggf. ist auch nicht jedes Hotel beim gleichen Vermittler gleich günstig.
Am günstigsten wirst Du also wohl fahren wenn Du Dir einfach für jedes Hotel den individuell günstigsten Anbieter krallst.
Ob günstig dann auch unstornierbar heissen muss liegt an Dir.
Was den Zugriff auf die Planungsdaten angeht - die habe ich in einem Excel sauber abgelegt (Route, Hotels, Kosten und und und) und die habe ich von überall zugreifbar weil sie auf meinem NAS zuhause liegt.
Falls man sowas nicht hat tut es vielleicht auch ein Cloud Anbieter.